Инвойс – что это такое простыми словами

Фотография Инвойс – что это такое простыми словами

Сотрудничество с иностранными партнерами, экспортно-импортные операции невозможны без соответствующей квалификации и способности легко оперировать сопроводительными документами, в число которых входят инвойс и проформа-инвойс.

В деятельности российских внешнеторговых организаций указанные термины применяются нечасто, но для проведения коммерческих сделок с компаниями из других государств необходимо знать цель, смысл и порядок оформления подобных бумаг.

Что представляет из себя инвойс?

Не углубляясь в финансовые и экономические тонкости, этот термин можно истолковать как счет, предъявленный покупателю для оплаты определенных товаров.

Инвойс необходим для оформления таможенных платежей и налога на добавленную стоимость, поскольку в нем указана цена поставленной продукции, зафиксированная в коммерческих документах. Ко всему прочему, торговый инвойс обычно используют как накладную к продукции, дающую информацию о том, откуда она была поставлена.

Инвойс, предъявленный поставщиком, говорит о наличии у приобретателя обязанности внести оплату за продукцию согласно требованиям, изложенным в соглашении. (Это не относится к сделкам, которые оплачиваются авансом).

Торговый инвойс необходим для оформления таможенных процедур, так как при его отсутствии перевозимая продукция не пройдет растаможивание. Инвойс оформляется поставщиком экспортной продукции во время ее отгрузки и отсылается покупателю. Этот документ имеет ряд важных особенностей:

  • выписывается поставщиком и вручается покупателю;
  • приводится детальное описание качества продукции, ее производителя, указываются ее объем и прочие спецификации, а также условия продажи;
  • непременно указываются стоимость всей партии продукции и реквизиты ее поставщика.

Примечательно, что в российской торговой деятельности инвойс не применяется: счет-фактуру нельзя назвать полноценной заменой данного документа, поскольку она используется лишь для вычисления налоговых платежей.

В России инвойс необходим только участникам внешнеэкономической деятельности. На внутреннем рынке аналог инвойса – это счет на оплату, но в него вносится не так много сведений.

Разновидности инвойсов

Инвойсом называют счет в широком смысле слова, выставляемый поставщиком клиенту. Чаще всего встречаются два типа счета – это торговый инвойс (инвойс-фактура) и проформа-инвойс.

  • Торговый инвойс (инвойс-фактура) – это разновидность сопровождающего товар документа, в соответствии с которым вносится плата за товар. Он обязателен при оформлении экспортной декларации и растаможивании продукции, пересекающей границу.
  • Инвойс-проформа – это предварительный счет для оплаты продукции, который выписывает ее продавец. После согласования стоимости выдается итоговый счет – торговый инвойс.

Что представляет из себя проформа-инвойс?

Проформой-инвойсом называют документ, содержащий приблизительные сведения о проданной продукции – например, о ее объеме или стоимости.

Он служит основой для выдачи торгового инвойса. Как правило, проформа-инвойс выдается, когда продукция отгружается по неполному авансовому платежу или же бескорыстно. Проформу-инвойс выписывают на поставленную, но не проданную продукцию.

Проформа-инвойс отличается от инвойса-фактуры тем, что часть информации в ней неточна и может подвергнуться редактированию до проведения заключительных переговоров по сделке. Эти сведения могут оговаривать объем поставки и ее ассортимент.

Какие данные вносятся в инвойс?

Поставщик продукции обязан выписать инвойс, содержащий такие сведения:

  • дату выписки инвойса и его номер;
  • реквизиты поставщика;
  • реквизиты приобретателя;
  • информацию о контракте;
  • наименование товара, информацию о его ассортименте;
  • число единиц продукции;
  • стоимость единицы груза;
  • общую стоимость продукции;
  • код продукции по классификатору ТН ВЭД;
  • итоговую стоимость всей партии продукции – сумму в инвойсе;
  • сведения о государстве-производителе и государстве-экспортере;
  • государство-получатель;
  • цель экспорта продукции;
  • НДС;
  • условия отгрузки по правилам Инкотермс.

Как следует заполнять инвойс

К настоящему моменту сформировались некоторые правила заполнения инвойса.

  1. Торговый инвойс выписывается на обычном листе А4, однако лучше будет использовать для этого фирменный бланк продавца, содержащий все его реквизиты.
  2. Можно заполнять инвойс от руки или на компьютере.
  3. Инвойс может заверить своей подписью только тот, кто отвечает за отправку продукции.
  4. Наличие печати не требуется.
  5. Сумма инвойса, как правило, вычисляется в той валюте, которая значится в контракте.
  6. Чаще всего его заполняют на английском языке, для таможни РФ необходимо сделать перевод на русский.
  7. При отправке товара не на продажу следует указать цель его перевозки, например, “замена брака”.
  8. Если поставщик оплатил страховку и транспортировку, то их цена должна быть упомянута отдельным пунктом.
  9. Оформляются шесть вариантов инвойса, в том числе пять копий.

Методика описания груза

Данные о каждой позиции груза должны включать определенную информацию. Здесь необходимо указать:

  • название товара;
  • сферу его использования;
  • серийный и тарифный номера;
  • материал, из которого сделана продукция;
  • число единиц груза;
  • вид упаковки;
  • массу;
  • объем, площадь и число занятых продукцией мест;
  • единицы измерения;
  • стоимость единицы продукции;
  • итоговую стоимость груза.