Что такое унификация документов

Изображение Что такое унификация документов

Унификация документов – что это такое простым языком

Документирование управленческой деятельности имеет важные функции:

  1. Отражение необходимых данных в созданных по конкретному образцу бланках.
  2. Снабжение управленческих кадров задокументированной информацией.

Делопроизводство – один из видов деятельности, цель которого – осуществление цикла документооборота внутри организации.

Систематизация и унификация документов помогают упростить взаимодействие между ведомствами, наладить обмен информацией, ускорить заполнение установленных форм.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ) устанавливает нормативы фиксирования действий руководства, обязательные для всех канцелярий. Она создана для оптимизации документооборота, выработки наиболее удобных форм и бланков, упрощения анализа задокументированных данных. ГС ДОУ – не статичное явление. Она предусматривает постоянную модернизацию, разработку более совершенных форм:

  1. Росархивом и Росстатом.
  2. Высшими ведомствами.
  3. Руководством регионов России.

Основа ДОУ – ГС ДОУ и Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах, утверждённая в 1993 году.

Унификация документов – внедрение общих форм документации для определённых ситуаций и регламента их заполнения.

Унифицированная система документоведения (УСД) – система, созданная по определённым стандартам для обеспечения органов управления задокументированной информацией.

Унификация состоит из следующих этапов:

  1. Основы системы разрабатываются на высшем уровне – в министерствах и ведомствах.
  2. В рамках отраслевых и ведомственных УСД внедряются межотраслевые связи.
  3. Для контроля за достоверностью и актуальностью сведений ведётся Отраслевой классификатор технико-экономической информации (ОКТЭИ).
  4. Разрабатываются формы для отдельных отраслей, так как у каждой из них есть своя специфика.
  5. Создание отраслевых ОКТЭИ.

Многие системы унификации в нашей стране были созданы ещё в 80-е годы прошлого века.

Стандартизация документов – унификация, закреплённая законодательно.

Группировка документов

Принята классификация бланков по следующим критериям:

  • Порядок оформления: общие, стандартные, типовые. Первые составляются по усмотрению персонала, но с учётом существующих правил. Стандартные и типовые заполняются по конкретным нормативам.
  • Содержание: простые и сложные.
  • Источник: входящие, исходящие, внутренние.
  • Происхождение: официальные, личные.
  • Возможность обнародования: несекретные, конфиденциальные, служебные.
  • Сроки выполнения: срочные и несрочные.
  • Стадии образования: подлинник, копия, дубликат, выписка, отпуск.
  • Носители: письменные, электронные и т. д.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации

Документы распорядительного характера

Постановление принимается высшими управленческими органами. К ним относится Правительство. Постановление касается первостепенных вопросов, входящих в юрисдикцию данных органов.

Решение тоже относится к распорядительным документам. Оно выносится местными либо региональными властями.

Распоряжение даётся председателем. Оно не требует обсуждения в коллегии. Распоряжение распространяется только на тех, кому оно адресовано. Распоряжение может быть длительным или единовременным.

Важным документом является приказ. Он издаётся руководителем. Обычно приказы касаются оперативных задач и распространяются только на конкретную организацию, в которой они изданы.

Создание распорядительного документа требует подготовки. Сначала собираются необходимые данные. Основой для этого служат справки, отчёты, свидетельства и другие бумаги. Далее составляется проект будущего акта.

Иногда для этого задействуются несколько отделов организации. Готовый проект нужно согласовать. Если нет замечаний, документ подписывается должностным лицом.

Организационные документы

Устав оформляется юридически. Он составляется перед созданием организации. В уставе чётко прописаны её структура, функции, правовая форма и другие важнейшие вопросы.

Положение регламентирует деятельность правительственного аппарата, к примеру, какого-либо министерства.

Инструкция создаётся на длительное время. Она содержит набор правил, касающихся действий подразделений и сотрудников.

Протокол фиксирует ход собрания или обсуждения важного вопроса, стоящего на повестке дня.

Документы по личному составу

Такие формуляры касаются сотрудников организации. Многие из них содержатся в личном деле. Наиболее значимыми унифицированными формами являются трудовые книжки, заявления, характеристики, приказы, касающиеся персонала.

Документация по каждому сотруднику ведётся с момента его официального принятия в штат.